[مغلق الآن] نحن نوظف: منسق فعاليات ومساعد فريق

الموعد النهائي: 18 سبتمبر 2024

الراتب: £ 31,000 - £ 34,000

المكان نظام عمل هجين / لندن. نجمع بين العمل من المنزل والعمل من المكتب بما يتناسب مع احتياجات الأفراد والمؤسسات. يتطلب هذا المنصب التواجد في المكتب بوسط لندن مرة واحدة على الأقل أسبوعياً.

عقد: دائم، بدوام كامل

ساعات: 37.5 ساعة، مع عمل مسائي وعمل في عطلات نهاية الأسبوع من حين لآخر

مسؤول عن: مدير الشؤون المالية والعمليات / الرئيس التنفيذي

العلاقات الرئيسية: الرئيس التنفيذي، وفريق الشؤون المالية والعمليات، والفريق القانوني، وفريق التطوير، وفريق بناء القدرات، والشركاء والمستفيدون

حول الدفاع الإعلامي

مؤسسة "ميديا ​​ديفنس" الخيرية تُعنى بمساعدة وسائل الإعلام على الدفاع عن حقوقها. ندعم وسائل الإعلام المستقلة والصحفيين والصحفيين المواطنين الذين يواجهون تهديدات قانونية، وذلك بتوفير محامين للدفاع عنهم. ننخرط في دعاوى قضائية استراتيجية لتحسين البيئة التنظيمية لحرية الإعلام، ونقدم منحًا لمنظمات في مختلف البلدان لتنفيذ برامج الدفاع عن الإعلام، ونعمل على بناء قدرات المحامين والمنظمات التي نتعاون معها في قضايا قانون الإعلام.

حول الدور

بصفتك منسق فعاليات ومساعد فريق، ستدعم الرئيس التنفيذي، بالإضافة إلى فرق العمليات والتطوير وبناء القدرات، في جميع احتياجاتهم المتعلقة بالفعاليات والسفر والإدارة. ستتركز مسؤولياتك الرئيسية على تنظيم وإدارة الأعمال الإدارية الداعمة لعملنا. ستلعب دورًا محوريًا في ضمان سير الأنشطة الحضورية والوظائف الإدارية بسلاسة، وذلك من خلال العمل عن كثب مع مختلف أقسام المؤسسة.

ستكون لاعباً متحمساً في الفريق حيث أن الكثير من مهامك ستتضمن وتتطلب مدخلات من أعضاء الفريق الآخرين، بدءاً من جدولة الاجتماعات وحتى المساعدة في التخطيط لجميع رحلاتنا الدولية، بما يتوافق مع متطلبات الجهات المانحة الحالية.

المسؤوليات الرئيسية

تخطيط وتنسيق الفعاليات

• تنسيق الجوانب اللوجستية لأنشطة البرنامج الحضورية، بما في ذلك ترتيبات المكان، وسفر المشاركين، والإقامة، والضيافة. قد تشمل هذه الأنشطة اجتماعات للمحامين، ولقاءات إقليمية ودولية لشبكة شركاء منظمة الدفاع عن الإعلام، وبرامج الزمالة.
• تنفيذ التخطيط اللوجستي للفعاليات، بما في ذلك التأشيرات والرحلات الجوية والنقل البري وبرامج الرحلات وغيرها من الترتيبات المتعلقة بالسفر، مع ضمان استيفاء جميع متطلبات الجهات المانحة، مثل قانون السفر الجوي إلى أمريكا عند الاقتضاء.
• تقديم الدعم لموظفي مؤسسة الدفاع الإعلامي في طلبات التأشيرة، وترتيبات السفر، ووضع خطط الرحلات، وتلبية احتياجات الإقامة، بما يضمن تجربة إيجابية. وقد يشمل ذلك حضور اجتماعات مجلس الإدارة، ومشاركة الفريق القانوني للمؤسسة في المؤتمرات، وتنسيق سفر الرئيس التنفيذي.

.....
التنسيق التعاقدي والمالي

• تقديم الدعم لمدير الشؤون المالية والعمليات لضمان توافق الخدمات اللوجستية للفعاليات مع متطلبات الجهات المانحة ومتطلبات سياسة الدفاع الإعلامي، مع التركيز بشكل خاص على الامتثال المالي والتنفيذ الدقيق لسياسات السفر والتمويل والمشتريات.
• التنسيق مع الموردين الخارجيين ومقدمي الخدمات والمقاولين لإدارة العقود والمدفوعات والمعاملات المالية الأخرى المتعلقة بالخدمات اللوجستية للفعاليات.
• الحفاظ على سجلات دقيقة ومنظمة لجميع الأنشطة المتعلقة بالفعاليات، والتأكد من أن الوثائق تلبي متطلبات المنظمة والجهات المانحة.
• يجب الاحتفاظ بنظام ملفات لجميع الوثائق المتعلقة بالسفر والوثائق ذات الصلة، بما يتوافق مع سياسات منظمة الدفاع عن الإعلام ومتطلبات الجهات المانحة.

.....
دعم فريق

• إدارة المواعيد وتنظيم اجتماعات الفريق
• دوّن الملاحظات في الاجتماعات، وأعدّ محاضرها، ووزّعها على المشاركين المعنيين.
• تقديم الدعم من خلال الأنشطة الإدارية والتواصلية، بما في ذلك التحقق من دقة فواتير الموردين والتعامل مع أي استفسارات.
• الإشراف على سير العمل الفعال والسلس لمكتب الدفاع الإعلامي، والتأكد من دعم الموظفين وتوفير الموارد اللازمة لهم.
• مراقبة اللوازم المكتبية والقرطاسية وإجراء عمليات الشراء عند الحاجة
• الإشراف على صيانة سجل الأصول الثابتة وحماية الأصول
• المشاركة في تنفيذ المشاريع والمهام الطارئة، حسب الحاجة.

.....
خدمات أخرى

• تحديد وتنفيذ أي واجبات أخرى تندرج ضمن نطاق وروح وهدف الوظيفة حسب الطلب
• الحفاظ على مستوى مناسب من السرية والالتزام به في جميع الأوقات

.....

شخص مواصفات

اسينشال

• إجادة اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثاً، ومهارات تحريرية جيدة، والقدرة على التواصل مع مجتمعات متنوعة وجماهير مختلفة.
• التفصيل المنحى
• مستخدم كفء لتقنية المعلومات، بما في ذلك حزمة مايكروسوفت أوفيس والإنترنت والبريد الإلكتروني
• مستوى عالٍ من النزاهة الشخصية والالتزام بقيم المنظمة
• القدرة على العمل بمرونة وتعاون ضمن مواعيد نهائية ضيقة
• القدرة على العمل في بيئة متعددة الثقافات
• القدرة على إدارة أعباء عمل متنوعة ومتطلبات من فرق مختلفة
• مرن وجدير بالثقة، وقادر على أخذ زمام المبادرة
• القدرة على العمل بمبادرة شخصية دون إشراف يومي
• المرونة في إعادة ترتيب الأولويات بفعالية والاستجابة لطلبات المعلومات في غضون مهلة قصيرة
• تبنّى نهجاً إيجابياً تجاه المهام اليومية، واعتمد أسلوب عمل يركز على إيجاد الحلول.
• خبرة مثبتة في العمل والتواصل مع مجموعة متنوعة من الأشخاص، وأسلوب دبلوماسي لطيف في التعامل مع الزملاء على جميع المستويات، وكذلك مع شركاء الدفاع الإعلامي.
• الحق في العمل في المملكة المتحدة

.....
مرغوب فيه

• خبرة في قواعد البيانات/أنظمة إدارة علاقات العملاء
• ستكون الخبرة السابقة في العمل في مجال الدعم/الدعم الإداري ميزة إضافية
• معرفة اللغة الفرنسية أو الإسبانية أو العربية

.....
الفوائد

• المعاش التقاعدي: نظام معاشات تقاعدية قائم على المساهمات (مساهمة صاحب العمل تصل إلى 8% كحد أقصى)
• الإجازة السنوية: 25 يومًا إجازة سنوية بالإضافة إلى أيام العطل الرسمية
• إجازة لمدة أسبوع بين عيد الميلاد ورأس السنة الجديدة
• عطلة في الجمعة الثالثة من كل شهر
• إمكانية ترحيل خمسة أيام إلى سنة الإجازة السنوية التالية
• وقت بدء/انتهاء اليوم مرن
• ثقافة فريق ودية وداعمة
• عند الانضمام إلى Media Defence، يصبح بإمكان جميع الموظفين تلقائيًا الوصول إلى الدعم المهني من خلال برنامج مساعدة الموظفين (EAP) الذي تقدمه شركة Health Assured Limited وعبر تطبيق صحي رقمي.
• نقدم باقة محسّنة لإجازة الأمومة والأبوة
• نقدم مجموعة من أدوات التدريب والتطوير لدعم موظفينا في تحسين أو تطوير مهاراتهم ومعارفهم بما يعود بالنفع على الفرد والمنظمة على حد سواء.

تُعدّ المساواة والتنوع عنصرين أساسيين في رسالتنا. ونحن ملتزمون بتوظيف واستبقاء أفراد من خلفيات متنوعة، ممن يمثلون المجتمعات المتنوعة التي نعمل فيها.

إذا كنت مهتمًا بالتقدم لهذه الوظيفة، يُرجى إرسال سيرتك الذاتية ورسالة تعريفية مع الإشارة إلى "منسق الفعاليات ومساعد الفريق" إلى البريد الإلكتروني التالي: recruitment@mediadefence.org.

.....
الموعد النهائي: 18 سبتمبر 2024

ستُجرى المقابلات عبر الإنترنت في الفترة ما بين 25 و27 سبتمبر 2024.